试论方志的索引
发布时间: 2008-05-29 【字体:

 

    地方志的历史已绵延数千年之久,但为志书编制索引,却是自20世纪初始,是新文化运动促进了方志索引的编纂。社会主义第一届方志开始时,对索引的编制重视不够。到20世纪90年代的时候,一些专家学者和有识之士大声疾呼要为新编地方志编制索引,为方志界吹来了一股新风。

    此后,志书索引编制逐渐受到重视,编有索引的志书日渐增加,以浙江为多,如浙江省《绍兴市志》、《宁波市志》、《桐乡县志》、《临安县志》等;1999年《安徽省志.人物志》也在书后编写了简单的人名索引;2000,湖北武汉市为市志28卷计1200万字的志书编写的120多万字的《索引卷》出版。目前已出版的续志,基本都编写了索引。如《濉溪县志续编》和上海《嘉定县续志》等都编了索引。中国地方志指导小组在199758下发的《关于地方志编纂工作的规定》第三章第十六条明确规定,今后“全书要附有索引”。 索引按规定已是志书的有效组成部分,志书索引的编制已成为摆在志书编纂者面前的工作任务。

    由于志书编制索引较晚,实践经验和理论研究都不多,笔者就此谈些学习和工作中的体会,以祈对社会主义的方志事业有所裨益。

    一、索引编制的重要性和必要性

    1.方便读志用志的需要

    清代章学诚主张志书要经世致用,当今修志,李铁映同志指出“修志的目的在于用志,不仅为当代人用,也为后代人用 。”而现在读者查阅志书往往只有按目逐页地寻找。不要说普通用户,就是我们熟悉志书分类方法的方志工作者有时找材料也难免有“按目逐页查找”的痛苦体验。

    胡适先生早在1923年就提出:对材料进行索引式的整理,是解放学者精力的有效办法,并主张把一切大部分的书或不容易检查的书,一概编成索引,使人人能用。

    志书是资料书,同时又是工具书,如果没有一种快捷、便利可供查阅检索的工具,志书的实用性就很难发挥。

    2.弥补目录检索功能之不足

    往届志书基本承袭我国古代典籍只有目录没有索引这一传统,古代志书设目简单,其中涉及自然科学方面的内容甚少,利用目录基本可解决检索问题。而当代地方志的门类繁杂,且篇目设计是按类横排,在检索查找资料时目录层次的局限性便表现出来了。通常,在志书目录中只收到章节体的节和条目体的中类为止。而实际上,目、子目以及小类才是志书的写实部分,对查阅的用户才是重要的。

    3.弥补分类造成的信息不确定性和隐匿性

    事物本身是复杂的,具有多种属性。志书在分类时又无统一标准,往往只采用其中的一种属性作为标准,如“自然保护区”,有的归类为自然环境志,有的归类为林业志、还有的归类为旅游志。由于事物属性的多样性,常只有一种属性被显示,其它属性不是被隐匿,就是被分散。这样无疑给志书信息检索带来了难度。如安徽合肥的人物李鸿章,按照分类法,一般在人物里(显性信息),但有关李鸿章的活动在军事、教育和其他人物传中还会有涉及,如他的故居还会在“文物古迹”里有记述。这些记述不可能在志书目录中显示出来,要查阅与李鸿章有关的所有信息,如没有恰当的其它检索途径,只好到《合肥市志》有关的章节里按目逐页地耐心地寻找,给志书使用增加了难度。[Page]

    4.索引是信息时代对志书提出的要求

    我们现在身处信息社会,信息资源的共贮、共知、共享,已成为全人类共同关注的大课题。地方志是地方信息的载体,按照信息论的观点,一部真正实用的、有价值的志书,必须具备三个基本条件:一是丰富的信源(即信息来源,可理解为志书的资料),二是合理的存贮(即信息组织,可理解为志书体例结构),三是畅通的信道(信息传输通道)。也就是说,一部内容丰富、编排科学、检索方便的志书,才是一部完整的、有实用价值的志书,三者互相联系,缺一不可。目前,志书在信源、合理存贮方面都花了很多功夫,但信息传输渠道比较单一,难以实现快捷、准确、有效的检索目的。

    随着社会文明的进步和科学技术的发展,也理应可以建立起符合志书自身特点的各种传输信道,除了设计更为科学的志书目录之外,文字、图形、代码、声频、视频等信息符号,都应当成为志书信息的传输通道。

    索引采用的是一种代码信息符号,通过代码把文字信息转化成特定的信息符号(数字、字母或其它符号),然后按照一定的规则排列成符号序列,供用户使用。具有简洁、明快、便于识别和排序等特点。在编制传统的纸型版志书时,用代码形式编制索引,既经济又实用,是建立新型志书信道的理想选择。

    二、方志索引的概念和功能

    (一)索引的概念

    索引旧称“通检”或“备检”,英文INDEX,音译为”引得”。它是属于目录学范畴的检索工具。

    索引须具备三个基本要素:一是明确的范围,如《武汉市志.索引》是局限于《武汉市志》;二是有特定的对象,如《嘉定县续志》的主题词索引,对象是主题词;三是有科学合理的编排方法,如《安徽省志.人物志》人名索引,是按姓氏笔划顺序;《绍兴市志.索引》中,每个索引词条注明了所在册、卷、页、栏别等。

    索引既可是一书的索引,如《濉溪县志续编.索引》;又可是群书的索引,如《二十四史纪传人名索引》。

    (二)索引的功能

    1.索引使志书信息增值

    志书本身是一种信息载体。最基本的编纂特点是“事以类从,类为一志”。是将具有相同属性的地情信息集中在一起进行横排纵写,把一个地方的自然与社会、历史与现状的各种信息反映出来。

    志书索引是以特定的志书为对象,通过编码方式,对志书内容(即信源)进行二次“加工、改造、浓缩、抽象化”,将所有信息均浓缩于一个信源编码上,并指出所在页码。如“李鸿章”这一人物词条的索引,使志书中有关“李鸿章”的信息,经过抽象化的处理、重新组合,把分散在志书各卷、章的信息内容重新集中起来,形成新的信息系统,使志书信息增值。通过编制人名索引可以把一地(一专业)的人物和以事系人的人物,一个不漏地汇集起来,为研究地方人才群体提供了一份完整的信息资料。一地共有多少入志人物,不是志书本身的信息,而是通过索引产生的新的信源,是索引使志书信息直接增值的体现。[Page]

    2.可以使静态的信息产生动态的效果

    志书索引的信息,在没有人去使用时通常处于静态之中,具有相对的稳定性。然而当志书为社会所用时,却可以产生动态的效果。如浙江《绍兴市志》的“地名索引”,揭示了全志涉及上万个地名的信息,地名在志书中的出现是为真实反映历史面貌而记载的,是一种偶然现象,但客观上反映了其他地方与该城市的密切程度。地名索引的统计数据反映出,上海在绍兴市志中出现次数最多,说明绍兴与上海的关联最密切。

    这从另一方面印证了市委、市政府为了寻求发展机遇,把绍兴纳入长江三角洲经济区,接轨上海浦东决策的正确性。索引这一信源在“资治”中的功用得到了现实的体现,成为行政决策的依据。

    3、索引的分类组织方法多样而灵活,具有更强的针对性和实用性

    在志书分类组织法的基础上,编制索引在信息的再组织、存贮方面,显得更为自由、灵活和具有实用性。

    表现在:一、从出发点来看,索引是根据用户的需求,从志书载体固有的信息出发,用各种不同的代码重新组织信息,成为一种新的信息载体,并有效地传递给用户;而志书以完整地反映地情的真实面貌为主要出发点。二、从存贮信息的标准来看,索引是根据用户的不同需要,编制不同类型的索引以满足不同用户的需求。志书按分类组织法原则,采用同一种标准来组织、存贮信息。三、存贮信息的形式来看,索引通过对志书信息的抽象化,用数字、字母、符号等为代码存贮,使志书更便于检索。而志书是用各种文字、图形、表格、数据等形式为载体。

     三、索引的编制

    1.编制索引的原则:

    编制志书索引,在范围、分类、编排、标识等方面,尚无一种规范的统一标准。但无论采取哪种方法编制索引,都必须遵循以下原则。

    一是实用性原则。编制索引是为了推动志书的实际应用,满足不同用户的需要,实现志书自身价值并使其增值。因此索引所标引的词应在志书中有实际意义,在现实生活中有较强的针对性。

    二是科学性原则。索引的编制范围,分类标准要统一,名称概念要清晰,类目设置要合理,信息符号要简洁易识,标引词要能够直接指向主题,能揭示所标引内容的具体位置,使用户能一次性直接查找使用。

    2.索引所标识的内容

    当前方志体裁形式主要有“述、记、志、传、图、表、录”等,从所标引的内容范围来讲,一般应以专志、人物、大事为主。其中应以各专志章节中的目和细目为主要标引范围,志书中的表格、图照、附录根据具体情况,一般不单独标引。

具体内容有:(1)目与子目索引:为了读志用志的方便,一般都要做此类索引。(2)大事索引:可根据需要酌情而定。(3)人名、地名索引:人名索引,三级志书都可以做;地名索引市、县可做,省志的民政或地名志设此即可,其它专志视情而定。(4)照片、图表索引:一般说来,此类索引不必单独编制,采用参见的方法即可。对表格比较多的志书,如物价志和一些经济类专志可编此类索引。(5)名特产(物产)索引:省、市、县志都可以做。如市县志编此索引,既宣传了本地特色,又有可能给本地的发展带来机遇。(6)其它类:如专题索引、掌故索引、名胜古迹索引等等。如名胜古迹索引可以促进旅游。[Page]

    3.索引的组织形式

    地方志是地情的信息载体,内容非常丰富,索引的组织方法,从大的方面来说,可分为分类组织法、主题组织法、形式组织法,亦即通常所说的分类索引、主题索引、形式索引。

分类索引:分类组织法,就是以事物的属性为依据,把各种事物区别开来进行编制索引的方法。它包括人名索引、地名索引、物产索引、文物古迹索引以及机关单位和团体名称索引等。

    主题索引:主题组织法编制的主题索引,包括标题法、关键词法等类型。如“目与子目索引”就是用标题作为信源编码的主题索引。此外,还可以编制大事索引、地方掌故索引以及其它专题索引等。注意,主题索引的关键词要能抓住事物的特征,概念要清楚,内涵、外延要有明确界定。

    形式索引:是以志书信息的外部特征为标识对志书信息进行重组的形式组织。按这种方法编制的索引有图照索引、表格索引、文献索引等。

    编纂志书索引时,可根据需要选用其中的几种。就已出版的续志索引来看,索引的类型和内容都比较单一,如《濉溪县志续编》只设了“子目索引”和“人物索引”,上海《嘉定县续志》只有“主题内容索引”一种,要实现为多种用户服务的功能,还需要适当增加索引的种类。

    四、制作索引要注意的几点

    在编制索引的时候,既要遵循索引自身的一般规律,又要适应用户的使用习惯,方法要简便实用,规模要适当,手段要采用现代电子技术,等等。具体列举如下:

    1.索引名称要规范。要方便读者分析掌握、检索利用。

    2.索引应编制凡例或说明。索引由于编制对象不同,在编制范围、选目标准、标识形式和编排体例等方面,各有不同。通过凡例或说明,使用户得检索之要津。

    3.检索方法要简便实用。在我国现有的部首、笔划、拼音字母、四角号码几种检索方法中,以按笔划检索较为流行,适用性也较广,其次为按标引词第一字的汉语拼音字母顺序和声调排列的拼音字母法。

    4.索引规模要适当。从所见的志书索引看,多者占全志页数的11%(《绍兴市志》),有的占10%左右(《武汉市志》),少者仅1.07%(《濉溪县志续编》)。作为兼有工具书性质的地方志,应力求将志书表面的、内存的、明显的、隐匿的、集中的、分散的各种信息进行加工改造,使之成为多元化的、.汇集的、浓缩的、系统的信息,以满足多种用户的需要。这样考虑,索引的规模还可以适当扩大。

    5.有条件的地方,编制索引可以中英文并举,便于与世界接轨。让地方志走向世界,更好地为改革开放服务。

    6.编纂方法计算机化。随着电脑知识的普及,办公自动化的实现,从人工编纂转向由计算机技术进行是必然的趋势。从搜索摘引、排序、合并到排版全部实行计算机化,既加快了编制进度、降低了成本,又提高了索引质量。纸型版志书索引还可利用和借鉴电子网络数据库的检索技术实现多级、交叉式、全方位、高效的查询功能,为制作纸型版志书索引服务。

    7.索引编制应在志书印刷版面定型之后。这时,志书版面已成定局,利用编制索引对志书再审定,过程中如发现差错,还有更正的机会。

由于索引编制起步较晚,在方志中的实际应用更少,关于志书索引的编制目前尚无统一的规范,更无固定的模式,索引的编制还有待在实践中逐步完善。安徽省有的地市在编写年鉴时编制索引,为续修志书的索引编制积累了经验。

 

   (原载《巴蜀史志》2003年第2期)

 

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